Dos años atrás escribí un libro y medio, impartí tres cursos y escribí 66 artículos (de los cuales se publicaron 62), sin mencionar los 52 episodios de mi serie semanal sobre la escritura. Lo hice a pesar de que en abril de ese año nació mi primer hijo, lo que significó que la mitad del calendario estaba ocupado con mi hijo y actividades domésticas afines.
Luego de tener un bebé, no todo se mantuvo tan productivo como hubiera querido: leí menos libros que el año anterior, y los momentos para ver películas, televisión y leer revistas tirado en el sillón eran casi inexistentes. Sin embargo, de algún modo logré escribir más que nunca en mi vida. Varios colegas y allegados comentaron mi situación con sorpresa e interés, así que decidí examinar el calificativo “de algún modo”. ¿Cómo lo lograba, exactamente? ¿Había alguna receta que otras personas pudieran aprender? Lo que sigue es una guía individual para incrementar la productividad a pesar de tener muchas menos horas diarias para trabajar. Esta “jornada laboral de dos horas” puede adaptarse total o parcialmente a cualquiera que desee trabajar más en menos tiempo, pero es especialmente útil para personas como yo, que trabajan a distancia (es decir, escritores con laptops) en asuntos creativos (sin horarios fijos para ingresar datos, o actividades similares). Si trabajas en una oficina como una persona normal (y no en pijamas como suelo hacerlo yo) no te preocupes. Las lecciones pueden adaptarse fácilmente a otros tipos de trabajos. Así que es hora de arremangarse (aunque suela trabajar en camiseta) y prepararse para trabajar menos...
Divide tu tiempo en secciones razonables
Mi trabajo como escritor tiene dos formatos: libros y artículos.
Los libros de no ficción esencialmente son artículos muy largos, o colecciones de artículos relacionados por un tema en particular. La clave es dividir tu trabajo en bloques de tiempo; períodos que puedes separarte por día, y durante los cuales te puedes concentrar sin necesidad de asistentes farmacológicos. Mi sistema no funciona para escribir ficción, al menos para mí. Cuando escribo ficción, necesito estar a solas, en silencio, y disponer de un tiempo indefinido, cuanto más extenso mejor, en el que pueda sumergirme dentro del mundo que estoy creando. Necesito ese lujo un tanto pretencioso de un silencio sin interrupciones, mucho café, una pipa o cigarro electrónico, y mi perro a mi lado. Pero al tratarse de libros y artículos de no ficción, creo que llegué a un sistema con rigor científico.
No necesitas ser un escritor para usar este método. Dividir cualquier tarea (desde ingresar datos para calcular tus impuestos) en porciones digeribles te hará sentir más productivo (podrás tachar puntos de la lista, aunque sea una parte de un proyecto mayor) y hará que el trabajo se sienta más fácil (correr 10 kilómetros suena cansador, pero contar un kilómetro a la vez no está tan mal). Toma una página de la teoría del condicionamiento de Pavlov, y recompénsate cada vez que completes una porción: prepara un café, come un osito de goma, mira un video de gatitos en YouTube. Aprenderás a trabajar para la recompensa, e incluso disfrutarás más del trabajo cuando comiences a considerarlo como un medio para recompensarte al final.
Con un niño que cuidar y un hogar que mantener, solo puedo contar con una porción de dos horas diarias de trabajo genuino. Teniendo esto en mente, divido mis proyectos de libros en secciones del largo de un artículo.
La mayoría de los libros tienen entre 80.000 y 100.000 palabras, las cuales, divididas en segmentos de 1.500 palabras, deberían llevarme alrededor de 60 bloques de dos horas. Por supuesto que un libro siempre lleva más tiempo del que uno cree (hay que investigar, estructurar, hacer entrevistas, y finalmente editar mucho), sin embargo la premisa básica es la misma: el primer boceto de un libro puede dividirse en la cantidad de bloques de dos horas que necesites, del mismo modo que cualquier artículo o tipo de trabajo portátil puede subdividirse en “porciones” digeribles que pueden completarse de una vez.
Completé el borrador de mi último libro, The Art of Forgery (El arte de falsificar) en dos meses, divididos en jornadas de dos horas. Estructuré el proyecto en artículos y dividí el tema en porciones accesibles de 1.500 palabras cada una, que me sentí capaz de escribir en períodos cortos. Aunque use esta técnica para escribir, se puede transferir fácilmente a otras actividades. Incluso ingresar datos puede dividirse en segmentos más digeribles: ingresar 1.000 ítems suena desalentador, pero 10 secciones de 100 parece más accesible, si se le suman pequeños recreos para recompensar la productividad y hacer que el esfuerzo sostenido se sienta más corto.
Si puedes separar más de dos horas por día, mucho mejor. Si necesitas ocho horas en lugar de dos para el primer borrador de un artículo, o cualquier proyecto que estés encarando, también está bien. El objetivo no es la velocidad, ni tienen que ser necesariamente bloques de dos horas. Se trata de subdividir la carga de trabajo en secciones de tiempo durante las que puedas mantenerte enfocado y lúcido. Yo descubrí que luego de dos horas, mi mente comienza a distraerse; quiero mirar Twitter, comer cacahuates, llevar de paseo a Hubert van Eyck (mi perro), o mirar ese video de gatitos. Como sea, luego de dos horas necesito un descanso o mi cerebro corre el riesgo de derretirse, así que ¿Por qué no detenerse completamente y volver a trabajar más tarde en otro bloque de dos horas? Tus bloques pueden tener la extensión que desees, o puedes flexibilizar tu día. Los abogados cobran a sus clientes cada 15 minutos, por lo que terminan dividiendo inconscientemente su horario laboral en bloques de esa duración.
Funciona de ambas maneras; o segmentar un gran proyecto en varios proyectos pequeños, o identificar un bloque de tiempo libre y ver qué puedes hacer caber en él. Si tienes media hora de más, ¿Qué puedes hacer para maximizar ese tiempo en forma productiva? Si eres una secretaria y de noche escribes novelas, pero te resulta difícil encontrar el momento para escribir, piensa en cualquier bloque de 15 minutos libres como un bonus, y fíjate qué utilidad puedes darle a ese momento.
Define tu espacio de trabajo
Es importante tener tu espacio de trabajo designado, en tu oficina o en el hogar. Durante mucho tiempo intenté trabajar desde mi casa, pero siempre pasaba la mitad de tiempo cuidando al bebé y la mitad tipeando, lo cual no es justo ni para Junior ni para mi trabajo. Ahora durante mis bloques de dos horas de trabajo salgo a un café, o me encierro en otro cuarto y me pongo auriculares. Me gusta cambiar mis espacios de trabajo, y hasta cambio de posición en el mismo cuarto (voy de mi sofá a la mesa del comedor) cada vez que inicio un bloque de trabajo. Varios espacios de oficina modernos, en especial las compañías tecnológicas, comprenden que sentarse en el mismo lugar todo el día termina disminuyendo la productividad. De modo que ofrecen espacios laborales abiertos: tienes tu escritorio, pero también hay sillones, sofás y otras áreas disponibles para que puedas cambiar de ubicación. Si puedes hacer esto mientras trabajas, se siente muy refrescante.
La clave es mantener el tiempo y el espacio de trabajo separados del momento social, de relax, y familiar. Si vas todos los días a una oficina, no hay problema (trabajas en el trabajo). Pero si no lo haces, debes hacer cumplir estas reglas. Cuando trabajo, quiero ser 100% eficiente, de modo que cuando dejo de trabajar puedo estar 100% presente con mi familia (u holgazanear al 100% en el sillón comiendo cacahuates). Mezclar el trabajo, la familia y el placer en el mismo espacio o en los mismos bloques de tiempo conduce a no llegar a hacer nada en tiempo y en forma.
Listas de tareas
Si sabes que una semana tendrás solo 10 bloques de tiempo para trabajar (quizás tengas más, pero cualquier extra será un bonus), deberás organizarte. Existen muchos niveles de organización obsesivo-compulsivos, pero el que uso yo es bastante relajado. Al comienzo de cada semana, en mi agenda (que prefiero escribir a mano) escribo una lista de lo que necesito hacer. Antes de cada entrada, dibujo un cuadrado.
Mi nivel de obsesión compulsiva es tal que no puedo dar vuelta una página para la próxima semana y pasar de hoja el señalador hasta que todos los cuadrados estén completos. Cada vez que termino una tarea, me apuro a rellenar el cuadrado, escribo lo que hice en la sección del día a día de la agenda, junto a un conteo de palabras por cada proyecto de escritura. De esta manera tengo una noción de la cantidad de trabajo que hago y estoy al tanto de cuán productivo soy, lo que sube mi moral.
Si tengo artículos para terminar a futuro, crearé cuadrados para rellenar con semanas de anticipación, incluyendo un cuadrado de “primer borrador” y otro de “borrador final”. También hago cajas para mandados, fechas límite, reuniones, etc. Cuantas más cajas relleno, mejor me siento. Este método te permite ver qué tan productivo eres, y planear todo en consecuencia. Para El arte de falsificar, creé una lista de unas 40 secciones que tendrían la extensión de un artículo, y que debería investigar (una caja) y luego escribir (otra caja). Al hacer esto, veía con claridad mi progreso y lo que faltaba en mi lista de tareas.
Este sistema me resulta muy satisfactorio, y me facilita planear por adelantado. Psicológicamente, es más facil sentir que debes escribir 40 secciones de 10 páginas y completarlas gradualmente que pensar en una sola tanda de 400 páginas en blanco para rellenar. Como dije antes, esta técnica puede aplicarse a lo que sea; limpiar el departamento completo suena cansador, pero ¿Limpiar seis cuartos en seis partes de 10 minutos? No está tan mal.
Controla tu casilla de email
La mayor parte del trabajo diario, ya sea en el hogar o en la oficina, lo consumen el email e internet. Esto no es un concepto nuevo, pero mi enfoque hacia los emails genera tantos comentarios positivos de amigos y colegas que creo que vale la pena mencionarlo. Si te llega un email mío, seguramente tendrá una firma al final que explica que yo “reviso y escribo emails solo dos veces por semana”, pide disculpa por cualquier retraso en la respuesta y ofrece otra dirección de Email para mensajes urgentes. A la gente parece gustarle esta idea de controlar el email en lugar de dejar que él te controle, algo que suele pasar en esta época de conexión constante. Noté que cuando hago trabajo administrativo (emails, mandados, facturas, llamados telefónicos) estoy en una zona, y no paso con facilidad al “modo creativo” de escribir. Por eso, trato de limitar y definir cuándo hago estas tareas, para que no se entrometa con mi trabajo verdadero, que es escribir. Sin dudas comprendo que no todo el mundo puede darse el lujo de revisar emails dos veces a la semana.
La mayoría de los trabajos requieren un acceso más constante, de modo que este sistema no funcionará para todos. Pero hay maneras de controlar tu email y seguir estando disponible. Un buen truco es crear varias direcciones de email dedicadas a diferentes tareas, y revisarlas de diversas maneras.
Los mensajes sociales, de tu tía Gertrudis o tu amigo de la universidad, deberían dirigirse a otro lugar, para no llenar la casilla con mensajes personales (que deberás revisar apurado para volver a trabajar).
Para correspondencia personal, prefiero los mensajes instantáneos, y mantengo el email como algo exclusivamente profesional. Hoy por hoy puedes hacer que tu casilla de email divida los mensajes por ti. Gmail, por ejemplo, divide tu bandeja de entrada en categorías como “principal”, “social” y “promociones” de forma automática, y puedes generar más. Esto está bien, pero no te permite chequear cada categoría de correo de una forma separada, o en un dispositivo separado. Yo uso tres direcciones: una para mensajes urgentes, que está en mi teléfono; una segunda para correspondencia personal, vía Outlook en mi laptop, que reviso dos veces por semana; y una tercera para asuntos que pueden esperar y que reviso una vez a la semana sin problemas desde mi navegador. También reviso mis emails en “modo fuera de línea”, lo que significa que recibo y envío emails cuando presiono un boton para hacerlo, y los escribo offline. Esto me evita la agonía de limpiar mi bandeja de entrada y darme cuenta que mientras estabas con eso entraron cinco mensajes más. Mi neurosis se extiende al punto de no poder ver que tengo un email sin leerlo y responder de inmediato, de modo que este sistema me hace la vida más fácil. Al igual que completar cajas y dividir el trabajo en bloques de dos horas, se trata de compartimentalizar y sentir que haces más en menos tiempo.
Este artículo, que llegó a las 2.386 palabras, me llevó exactamente 205 minutos, o dos de mis bloques de dos horas diarios. Así que voy a completar una caja en mi agenda, comer unos ositos de goma y mirar un video de un gatito.